Una ferretería de Choloma le vende 40 bolsas de cemento a un contratista. El precio acordado era L 340 por bolsa, pero en caja se cobró el de lista vieja, L 310. Nadie lo nota hasta el cierre de la semana: la factura salió por L 1,200 menos de lo pactado, más el ISV que tampoco se cobró. El contratista ya se llevó su factura y ya la registró en su contabilidad.
La factura no se puede editar ni anular a estas alturas, y hacer otra factura por la diferencia la dejaría sin relación con la venta original. Lo que corresponde es una nota de débito.
Qué es una nota de débito
La nota de débito es el documento fiscal que aumenta el valor de una factura ya emitida. Es la contraparte de la nota de crédito, que lo reduce.
No reemplaza a la factura ni la corrige por dentro. La factura original queda tal como salió, y la nota de débito es un documento aparte, con su propio número correlativo, que dice: a esta venta hay que sumarle tanto, por este motivo.
Cuándo se emite
El criterio es siempre el mismo: la venta ya está facturada y, después, su valor tiene que subir. Los casos que más se ven en un negocio hondureño:
- Cargos que faltaron. La instalación, el empaque especial o el servicio de entrega que se acordó con el cliente y no se incluyó en la factura.
- Precio cobrado de menos. Como en la ferretería: un precio desactualizado, un descuento aplicado por error o una cantidad mal digitada que dejó el total por debajo de lo pactado.
- Fletes agregados después. Despachaste la mercadería y el costo del transporte que el cliente aceptó pagar se conoció hasta que el camión volvió.
- Intereses por pago tardío. Si en tus condiciones de venta acordaste cobrar intereses cuando una factura se paga fuera de plazo, ese cargo se documenta sobre la factura que lo originó. Cómo se trata ese interés en tus impuestos lo define tu contador según tu caso.
Cuándo no te toca una nota de débito
- Si la factura todavía no salió de tus manos. Un error detectado antes de entregarla se resuelve anulando, no con una nota. La diferencia está explicada en anular una factura o hacer nota de crédito.
- Si es una venta nueva. Cuando el cliente vuelve y compra más producto, eso es otra factura. La nota de débito ajusta una venta que ya ocurrió; no sirve para facturar una distinta.
- Si el valor tiene que bajar. Devoluciones, descuentos posteriores o cobros de más van con nota de crédito.
Qué debe llevar
Una nota de débito es tan formal como la factura que modifica. Además de tus datos como emisor, tiene que incluir:
- El CAI que autoriza la nota y su número correlativo.
- El nombre y RTN de quien la recibe.
- Los datos de la factura original: su CAI, su número correlativo y su fecha de emisión.
- El motivo, explicado. "Ajuste" no le dice nada a nadie; "Diferencia de precio en 40 bolsas de cemento, L 30 por unidad" sí.
- El monto del ajuste con su desglose de impuestos.
Los requisitos generales de cualquier documento fiscal, como el desglose del ISV por tasa, son los mismos que repasamos en qué debe contener una factura en Honduras.
La relación con la factura original
El dato que más se descuida es la referencia a la factura. Una nota de débito que no dice con exactitud qué factura modifica no se puede vincular a ninguna venta: para tu cliente es un cobro sin respaldo, y para el SAR es un documento suelto.
Dos consecuencias prácticas:
Tu cliente no puede usarla bien. Si es una empresa, va a querer registrar el ajuste contra la compra original y aprovechar el crédito fiscal del ISV adicional. Sin la referencia, te la va a devolver.
Tu libro de ventas pierde el rastro. La venta quedó en un documento y el ajuste en otro. Si ninguno apunta al otro, explicar en una revisión por qué esa venta valió más de lo facturado se vuelve un trabajo de memoria.
¿Con qué CAI sale la nota de débito?
Aquí circulan dos ideas equivocadas: que la nota usa el CAI de la factura original, y que cada documento necesita un CAI aparte. Ninguna de las dos es una regla general.
Cuando haces una solicitud al SAR, eliges qué documentos fiscales vas a emitir. En una misma solicitud puedes pedir, por ejemplo, facturas, notas de crédito, notas de débito y boletas de compra. Esa solicitud genera un CAI con un rango correlativo propio para cada tipo de documento. Así, tus facturas y tus notas de débito pueden compartir el CAI, pero cada una lleva su propia numeración.
En la práctica:
- Si pediste notas de débito en tu solicitud, ya tienes CAI y rango para emitirlas.
- Si solo pediste facturas, no tienes con qué emitir una nota de débito válida. Hay que hacer la solicitud antes de necesitarla, no el día que el cliente está esperando.
El CAI de la factura original también aparece en la nota, pero como referencia del documento que se modifica, no como la autorización de la nota. Si todavía estás armando tu primera solicitud, el paso a paso está en cómo empezar a facturar electrónicamente.
La nota de débito en Contadito
Contadito emite notas de débito en Contadito Factura, en Contadito 360 y en Cafito. La nota se genera desde la factura original: eliges la venta, el sistema toma su CAI, número y fecha, y tú indicas el motivo y el monto. El correlativo de la nota corre dentro de su propio rango, sin cruzarse con el de tus facturas.
El CAI, el rango y la fecha límite de tus notas de débito los registras una vez en la configuración de correlativos, con los datos que te autorizó el SAR. A partir de ahí, cada nota sale numerada en orden y queda ligada a la venta que ajusta.
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