Don Mario repara celulares en un local pequeño de San Pedro Sula. Le va bien, pero cada semana pierde ventas: una empresa quiere darle el mantenimiento de los teléfonos de sus vendedores y le pide factura con CAI, y él todavía no ha inscrito su negocio ante el SAR. Sabe que tiene que formalizarse, pero cada persona le dice un orden distinto y no sabe por dónde empezar.
Formalizar un negocio en Honduras se puede ordenar en cinco pasos, y casi todo el enredo viene de hacerlos en desorden. Aquí van en un orden práctico, con lo que pide cada uno. Los requisitos y el orden pueden variar según el tipo de negocio y la alcaldía.
Paso 1: decide si vas como comerciante individual o como sociedad
Todo lo demás depende de esto: cómo te registras ante el SAR, quién firma y cuánto ISR pagas. Si todavía no lo tienes claro, empieza por nuestra guía de comerciante individual o sociedad.
La versión corta: como comerciante individual el negocio eres tú. Con una sociedad de responsabilidad limitada, la empresa es una persona jurídica aparte y, por regla general, tu patrimonio personal queda separado del negocio. Desde el Decreto 284-2013 puedes formar una sociedad tú solo y sin capital mínimo obligatorio, con las excepciones que fija el mismo decreto.
Paso 2: inscríbete en el Registro Mercantil
El Código de Comercio obliga a todo comerciante, individual o sociedad, a inscribirse en el Registro Mercantil (artículo 389) y en la Cámara de Comercio e Industrias de su zona (artículo 384). Son dos registros distintos, aunque en muchas ciudades los dos trámites se hacen en la cámara: en Tegucigalpa, por ejemplo, el Registro Mercantil funciona en la Cámara de Comercio e Industrias de Tegucigalpa.
Una aclaración que ahorra dinero: inscribirte en la cámara es obligatorio, afiliarte como miembro no. La Ley de Cámaras de Comercio e Industrias distingue al comerciante inscrito del miembro afiliado, que es quien pide la afiliación de forma voluntaria y paga cuotas.
Tienes tres caminos:
- Con notario: escritura pública y luego inscripción en el registro.
- Mi Empresa en Línea: la vía simplificada para constituir comerciantes individuales y sociedades con un formulario, sin escritura ante notario. Revisan tu solicitud, te indican cuánto pagar de derechos registrales y completas la firma y la inscripción.
- Documento privado con firmas autenticadas: cuando la ley lo permite, también sirve para constituir una sociedad.
El costo de la inscripción depende del registro, del camino que elijas y de tu caso. Confírmalo con la cámara antes de empezar.
Paso 3: saca tu RTN
El RTN es tu número ante el SAR, y sin él no puedes pedir autorización para facturar. El SAR maneja cuatro tipos: persona natural sin obligaciones, persona natural con obligaciones, comerciante individual y persona jurídica. Si ya tienes RTN como persona natural, puede que solo te toque actualizar tu información en lugar de sacar uno nuevo.
Lo que dice el SAR del trámite:
- Es gratuito y de entrega inmediata la primera vez.
- No es 100 % en línea: puedes hacer la preinscripción en la Oficina Virtual, pero el trámite se completa y el certificado se retira como indique el SAR. Lo haces tú o un apoderado con poder o carta poder autenticada.
- Comerciante individual: lleva tu DNI, el documento de constitución, un comprobante de dirección, como un recibo de servicio o el contrato de alquiler, y el formulario del SAR.
- Sociedad: lleva el documento de constitución, los documentos de los socios y administradores, el comprobante de dirección, los formularios del SAR y la identificación del representante legal, que ya debe tener su propio RTN.
Los requisitos cambian según el tipo de contribuyente, así que revisa la lista vigente del SAR antes de ir.
Paso 4: pide el permiso de operación en la alcaldía
Como regla general, ningún negocio puede abrir legalmente sin permiso de operación. El Reglamento de la Ley de Municipalidades, en su artículo 124, pide autorización por cada actividad económica del negocio y su renovación en enero de cada año.
Con el permiso llega, cuando aplica, el impuesto municipal sobre industria, comercio y servicios:
- Se paga cada mes, dentro de los primeros 10 días.
- Cada enero presentas una declaración jurada con tus ingresos del año anterior, que sirve de base para calcular el impuesto del año.
- Si estás empezando, al pedir el permiso declaras un estimado de tus ingresos del primer trimestre.
Cada alcaldía tiene sus requisitos. En San Pedro Sula la licencia de operación se puede tramitar en línea en licencias.sanpedrosula.hn. En Tegucigalpa, el Plan de Arbitrios de la AMDC pide estar al día con las obligaciones municipales.
Según tu actividad, también puedes necesitar licencia sanitaria, permiso ambiental u otra autorización especial. Revisa cuáles aplican a tu negocio antes de abrir.
Paso 5: inscríbete en el régimen de facturación y pide tu CAI
Aquí es donde don Mario empieza a cobrarle a la empresa. El Reglamento del Régimen de Facturación (Acuerdo 481-2017) pide, en su artículo 45, que para inscribirte tengas tus datos del RTN actualizados y estés al día con tus obligaciones ante el SAR, además de cumplir los demás requisitos del régimen. Por eso conviene dejar este paso para cuando tu información tributaria ya esté en orden.
Tienes dos formas de emitir:
- Por imprenta: compras talonarios a una imprenta autorizada.
- Autoimpresor: emites desde un sistema, como un punto de venta o un software de facturación.
Con cualquiera de las dos, el SAR te autoriza un rango de numeración con su CAI. Cada rango tiene una fecha límite de emisión, de un año como máximo, y solo puedes emitir documentos dentro de ese rango. Te explicamos qué es el CAI y cuándo es válido y cuál modalidad te conviene. Si vas por autoimpresor, la guía de cómo empezar a facturar desde un sistema tiene el trámite en la Oficina Virtual paso a paso.
Factura desde el primer día
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Si vas a contratar personal
Al contratar a tu primer empleado te vuelves patrono, y eso trae sus propias inscripciones. Una de las más importantes es el Seguro Social. El Reglamento de Aplicación de la Ley del Seguro Social, artículo 12, lo dice así:
"Todo patrono está obligado a inscribirse como tal en el Instituto dentro de los cinco días siguientes a la fecha en que se adquiera la calidad de patrono."
Y el artículo 14 del mismo reglamento da otros cinco días para inscribir a cada trabajador, en los casos que corresponda.
También hay obligaciones con el RAP y el INFOP. En el RAP, el patrono aporta a la reserva laboral de sus trabajadores, entre otros aportes que fija su ley. En el INFOP, lo que te toca depende, entre otras cosas, de cuántos empleados tienes y del capital del negocio. Los montos y porcentajes conviene revisarlos con tu contador antes de la primera planilla.
Resumen: el orden en una tabla
| Paso | Dónde | Qué te da |
|---|---|---|
| 1. Decidir la figura | Contigo y tu asesor | Sabes bajo qué figura vas a operar |
| 2. Registro Mercantil | Cámara de comercio de tu zona, con notario, en Mi Empresa en Línea o con documento privado | Tu inscripción mercantil |
| 3. RTN | SAR | Tu identificación para declarar y facturar |
| 4. Permiso de operación | Alcaldía | La autorización municipal para operar (aparte de otros permisos que apliquen) |
| 5. Régimen de facturación y CAI | Oficina Virtual del SAR | Puedes emitir facturas autorizadas |
| Si contratas | IHSS, RAP e INFOP, según corresponda | Cumples como patrono |
Hazlo con quien ya lo ha hecho
Formalizarte bien desde el principio te evita multas, gastos de más y vueltas al SAR. Y no tienes que hacerlo solo.
Este artículo es información general. Los requisitos pueden cambiar y cada alcaldía tiene los suyos: confirma tu caso con tu contador o abogado.
