Ya decidiste cambiar de sistema. Quizás el actual no te avisa cuando se acaba el rango, quizás cobra por factura, o quizás simplemente se quedó corto para lo que hoy vende tu negocio. Y la fecha que tienes en mente es enero: año nuevo, libros nuevos, sistema nuevo.
Es una buena fecha, siempre que el cambio se planifique en noviembre y no el 31 de diciembre. Esta guía no trata de cuál sistema elegir, sino de cómo ejecutar el cambio sin que la caja se quede un solo día sin poder facturar.
Si todavía estás comparando opciones, empieza por cómo elegir un software de facturación y, si también vas a mover la contabilidad, por cómo elegir un software de contabilidad.
Primero: averigua cómo te autorizaron tus rangos
Todo el plan depende de una pregunta: ¿tus rangos actuales se autorizaron en modalidad de autoimpresor o de imprenta? Lo puedes ver en la Oficina Virtual del SAR o preguntárselo a tu contador.
Si eres autoimpresor, tus rangos se siguen usando en el sistema nuevo. No pides CAI nuevo para cambiar de sistema: registras en el sistema nuevo el mismo CAI, el rango y la fecha límite, y sigues facturando desde el siguiente correlativo. Si tu última factura en el sistema viejo fue la 000-001-01-00001834, la primera en el nuevo es la 00001835.
Si facturas con talonarios de imprenta, esos números no sirven en un sistema. Para facturar desde un sistema necesitas registrarte como autoimpresor y solicitar un CAI nuevo. El trámite completo está en cómo empezar a facturar electrónicamente, y la diferencia entre las dos modalidades, en imprenta o autoimpresor.
Si te toca solicitar, aprovecha: en una misma solicitud puedes pedir facturas, notas de crédito y notas de débito. Sale un CAI con un rango propio para cada tipo de documento, y no te enteras en febrero, con un cliente esperando, de que no tienes con qué emitir una nota.
Los talonarios que no alcances a usar no desaparecen solos. Cómo se reportan los documentos no utilizados está explicado en qué hacer cuando se acaba el rango del CAI; confirma con tu contador el momento que aplica en tu caso.
Elige una fecha de corte y respétala
El error más caro de un cambio de sistema es tener los dos facturando a la vez con el mismo rango. Una caja emite la 1835 en el sistema viejo, otra emite la 1835 en el nuevo, y ahora tienes dos facturas con el mismo número.
Por eso se define un corte con día y hora: la última factura sale del sistema viejo, se anota su número, y desde ese momento todo se emite en el nuevo. Si tienes varias cajas o sucursales, el corte es para todas, y cada punto de emisión arranca en su propio siguiente correlativo.
Algunos criterios para escoger la fecha:
- El primer día del mes. Así el libro de ventas de cada mes vive completo en un solo sistema, y la declaración del ISV de diciembre sale del sistema viejo sin mezclas.
- Lejos del pico de ventas. El 1 de enero, o el primer día hábil, suele ser más tranquilo que la última semana de diciembre.
- Con margen en el rango y en la fecha límite. Si tu rango de autoimpresor se agota o vence en enero, pide el siguiente antes del corte. Arrancar un sistema nuevo y una solicitud al SAR en la misma semana es buscarse problemas.
Carga de productos e inventario inicial
El catálogo se puede cargar antes del corte, sin afectar las ventas. Es buen momento para limpiarlo: productos que ya no vendes, códigos duplicados, precios de hace dos años. Revisa también que cada producto quede con su tasa correcta de ISV, 15%, 18% o exento, porque de eso depende cada factura que vas a emitir.
El inventario es distinto: las existencias cambian con cada venta, así que la cantidad inicial se carga con el conteo físico del día del corte. Si vas a hacer el conteo de fin de año, como recomendamos en la guía de cierre contable de fin de año, ese mismo conteo te sirve de inventario inicial. Un solo esfuerzo para dos cosas.
Cargar el inventario que "dice el sistema viejo" sin contarlo es heredar todas sus diferencias al sistema nuevo desde el primer día.
Saldos de clientes y cuentas por cobrar
Las facturas emitidas en el sistema viejo siguen siendo válidas y tus clientes las van a pagar en enero y febrero. Hay que decidir dónde vas a llevar ese cobro:
- Cargar los saldos pendientes en el sistema nuevo, factura por factura, con su número original, fecha y monto. Es más trabajo al inicio, pero toda la cartera queda en un solo lugar.
- Cobrar lo viejo en el sistema viejo hasta que se liquide. Funciona si son pocas facturas, pero durante unos meses vas a revisar dos reportes para saber quién te debe.
Antes de cargar, cuadra los saldos con tus clientes principales. Un saldo que no coincide se arregla mejor antes del corte que con el cliente reclamando una factura que ya pagó.
Y no apagues el sistema viejo sin antes exportar tus facturas y reportes. Los documentos se conservan por cinco años, y los vas a necesitar para cualquier revisión o devolución de una venta anterior al cambio.
La primera semana con el sistema nuevo
- Revisa la primera factura de cada caja. Que el correlativo sea el siguiente al de la última factura vieja y que el CAI, el rango y la fecha límite coincidan con lo que te autorizó el SAR. Esos datos los ingresas tú; un error ahí se repite en cada factura.
- Capacita antes del corte, no el mismo día. Quien cobra tiene que haber practicado facturar, anular y emitir una nota de crédito antes del primer cliente real.
- Ten a mano a quien te dio el sistema. Las dudas de la primera semana se resuelven en minutos si hay soporte que conteste.
Cambiar a Contadito
Contadito Factura es para negocios que facturan desde un punto de venta con inventario; Contadito 360 suma la contabilidad, para quien quiere dejar de llevarla aparte. En los dos, registras tus CAI y rangos en la sección de correlativos y el sistema asigna cada número en orden, con aviso anticipado cuando un rango está por agotarse o su fecha límite por vencer.
La implementación está incluida, con soporte por WhatsApp de gente que conoce cómo se factura en Honduras.
Prueba Contadito gratis y carga tu catálogo antes del corte, o agenda una demo de 30 minutos y armamos contigo el plan para arrancar en enero.
