Son las 6:15 pm en una ferretería de Choluteca y Doña Reina, la encargada, está cuadrando la caja del turno. Le sobran 340 lempiras. No es un robo ni un error de un cliente — es que esta mañana abrió con L 2,000 en vez de los L 1,500 de siempre, porque el dueño le dijo "hoy metele un poco más, va a estar movido". Nadie anotó el cambio. Doña Reina pasó veinte minutos recontando billete por billete antes de darse cuenta de que la caja estaba bien — el problema era que nadie sabía con cuánto había abierto.
Esto pasa todos los días en negocios que manejan efectivo, y casi siempre por la misma razón: tratar el fondo fijo como si fuera flexible.
Caja chica y fondo fijo no son lo mismo
Se usan como sinónimos, pero resuelven cosas distintas. El fondo fijo es el efectivo con el que abrís la caja o el punto de venta cada turno — está para dar vuelto, no para gastar. La caja chica es otra cosa: un monto separado para gastos menores del negocio (una compra de insumos, un mandado), que se repone cuando se agota. Un negocio con POS necesita las dos, pero el fondo fijo es el que genera dolores de cabeza a diario porque se toca en cada venta.
Por qué cambiar el fondo fijo todos los días te sale caro
La tentación es lógica: "hoy va a estar movido, le meto más". El problema es que un fondo fijo variable convierte cada cierre de turno en una adivinanza. Si el monto de apertura no es siempre el mismo, la única forma de saber si la caja cuadra es que alguien recuerde — o anote a mano — con cuánto se abrió. Y lo que depende de que alguien se acuerde, tarde o temprano falla.
La regla simple que evita esto: fondo fijo configurado una vez, y no se toca. Si de verdad necesitás más efectivo circulando un día de mucho movimiento, eso se resuelve con un depósito registrado aparte, no cambiando el monto de apertura.
Apertura y cierre de turno: dónde nacen los descuadres
Un cierre de turno bien hecho responde una pregunta simple: ¿lo que hay en la caja coincide con lo que el sistema dice que debería haber, dado el fondo fijo más las ventas en efectivo del turno? Cuando el fondo fijo es fijo de verdad, esa cuenta es automática. Cuando no lo es, cada diferencia hay que investigarla desde cero, y la mayoría de las veces el "faltante" no es faltante — es el fondo fijo que cambió y nadie lo registró.
El cajero nuevo y el PIN: un detalle que hay que planificar
Un punto que conviene saber antes de que pase, no después: si un cajero olvida su PIN de acceso, el restablecimiento tiene un tiempo de espera de hasta 12 horas por seguridad — no es instantáneo. Es una protección deliberada contra que cualquiera resetee accesos a la ligera, pero significa que si tenés un cajero nuevo el sábado a mediodía, no es el momento de estar configurando el PIN por primera vez. Hacelo con un día de margen.
Lo que Contadito hace por vos
El fondo fijo configurable por punto de venta está en el POS tanto de Contadito 360 como de Contadito Factura: se configura una sola vez y queda fijo hasta que decidas cambiarlo — no es un campo que se edita en cada apertura de turno. La apertura y el cierre quedan registrados con el monto exacto de inicio, y el cuadre de caja al final del turno se calcula solo, contra las ventas en efectivo reales del sistema. Cada cajero tiene su propio PIN, con el control de seguridad de las 12 horas para restablecerlo si lo pierde.
Más de 100 empresas en Honduras y Centroamérica ya no cuadran caja a mano ni se preguntan con cuánto abrieron hoy.
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